Детали12 советов для тех, кто пользуется Trello

Текст
Антон Мухатаев

Каждую неделю Look At Me советует, как выжать из популярных  приложений максимум. В новом выпуске — Trello, один из самых известных таск-менеджеров. В нём редакторы Look At Me собирают все полезные ссылки, текущие задачи, идеи для сайта и будущих материалов.

1. Передвигайтесь по Trello с клавиатуры — так получается быстрее.

Чтобы менять фокус между списками и карточками на доске, пользуйтесь клавишами со стрелками. Добавить новую карточку можно, нажав N. Введя её название, задайте позицию карточки через символ ^ и следующее за ним число. Наконец, нажмите SHIFT + ENTER — так после добавления карточки вы сразу перейдёте в режим редактирования, где можно указать все дополнительные параметры. Чтобы редактировать параметры уже созданных карточек, нажмите E или T — первая клавиша выводит маленькое меню, вторая — большое. Выучите и все остальные горячие клавиши, они точно вам пригодятся.

2. Добавляйте себя к только что созданным карточкам.

Когда вы создаёте в Trello карточку, вы не добавляетесь к ней автоматически — для этого нужно нажать пробел, наведя на неё фокус. Добавляя себя к карточке, вы показываете, что занимаетесь этой задачей или готовы с ней помочь, а также подписываетесь на все уведомления, связанные с ней. При этом на самой карточке появляется ваш юзерпик. Чтобы просмотреть все карточки, к которым вы себя добавили, перейдите в меню Cards своего профиля или нажмите Q, находясь на доске.

3. Включите надстройки с календарём, голосованием и «старением» карточек.

Для каждой доски можно включить три надстройки, которые в Trello называют «пауэрапами». Первая позволяет голосовать за отдельные карточки и тем самым показывать, какие из них наиболее востребованы в вашей команде. Чтобы проголосовать за карточку, наведите на неё фокус и нажмите V. Вторая надстройка меняет внешний вид карточек, которые давно не трогали, — за них лучше либо наконец взяться, либо заархивировать их, наведя фокус и нажав C. Третья надстройка — это календарь для отслеживания дедлайнов по всем карточкам. Если вы предпочитаете Sunrise или другие приложения-календари, то можете привязать Trello к ним.

4. Разделяйте доску или список, когда навигация становится слишком сложной.

Если горизонтальный и вертикальный скроллинг по спискам одной доски занимает слишком много времени, значит, самое время разделить доску на части. Не пугайтесь большого количества досок — клавиша B вызывает меню Boards с быстрым поиском по названиям. Быстрый поиск по карточкам можно вызвать клавишей /, а нажав в выпадающем меню Learn More, вы увидите полезные поисковые команды: карточки можно фильтровать по названию, дедлайну, вложениям, комментариям и другим характеристикам. Также смело убирайте правый сайд-бар, нажимая W, — ощутимую часть времени он будет только мешать.

5. Продумайте цветовую схему ярлыков.

Для каждой доски можно задавать цветовую схему и помечать с помощью неё карточки. Например, можно раскрашивать задачи по срочности, статусу, темам, участникам проекта или другому принципу. Ярлыки можно добавлять через символ # в названии карточки. Главное, старайтесь соблюдать везде один и тот же цветовой код и убедитесь, что другие пользователи понимают его — для этого каждому цвету нужно дать заголовок.

6. Добавляйте как можно больше вложений к каждой карточке.

Добавлять ссылки, изображения, видео и другие вложения к карточке очень просто — достаточно перекинуть их на неё мышкой. Помимо файлов с локального хранилища, к Trello можно подключить самые популярные облачные сервисы: Dropbox, Box, Google Drive и OneDrive. Так вы откроете быстрый доступ к файлам с них.

7. Проверьте, хватит ли на все карточки одной доски трёх списков.

Хотя в Trello можно работать как угодно, многим нравится классическая схема с тремя списками: «в очереди», «в процессе» и «готово». Преимуществ у неё несколько: во-первых, она наглядная и очевидная для всех, во-вторых, её можно переносить из проекта в проект, в-третьих, она даёт одним взглядом оценить, как идут дела. Главный же её недостаток в том, что она совершенно не годится для больших проектов с десятками задач и участников — но вряд ли каждая ваша доска будет такой. 

8. Создайте доску, где на каждого участника проекта будет по списку.

Удобный способ распределять задачи — создать доску, где на каждого участника проекта приходится один список со всеми его задачами, над которыми он работает или будет работать. В больших проектах это позволяет не путаться, кто чем занимается и кто за что отвечает. Если вы хотите обратить чьё-то внимание на одну из карточек, укажите имя человека через символ @, и он получит уведомление.

9. Автоматически превращайте каждый пункт списка в карточку.

Trello умеет превращать списки, каждый пункт которых начинается с новой строки, сразу в несколько карточек. Для этого скопируйте список в окно, куда вы добавляете новые карточки, нажмите ENTER, и Trello предложит либо создать карточку с названием-списком, либо разбить этот список на карточки.

10. Поставьте мобильное расширение или виджет.

У Trello есть отличное мобильное приложение для iOS и Android с расширением и виджетом соответственно. Из него можно быстро создать новую карточку, взяв за основу снимок камеры, фотографию или ссылку из буфера обмена.

11. Отключите уведомления и заходите в Trello не больше трёх раз за день.

Уведомления полезны, когда приходят не слишком часто. В Trello обычно не так — тем более когда вы работаете над большим проектом. Поэтому смело отключайте уведомления и заходите туда три раза в день: в начале, середине и конце рабочего дня. Таск-менеджмент полезен до тех пор, пока не превращается в самоцель — если же вы заходите в Trello редко, но регулярно, то можете сосредоточиться на выполнении задач.

12. Добавьте в Slack уведомления о новых карточках в Trello.

У Slack есть прямая интеграция с Trello — это значит, что вы можете автоматически добавлять уведомления обо всех изменениях на досках в Trello на любой из каналов в Slack. Если вам пришла новая идея, и вы добавили её в Trello, то её сразу увидят ваши коллеги. Таким же образом можно отслеживать статус карточек и то, кто взялся за какую задачу.